Privacyreglement

Doelstelling reglement

Door de Haarlemmermeersche Golfclub worden persoonsgegevens van leden bijgehouden en verwerkt in een ledenadministratie. De persoonsgegevens zijn door de leden in vertrouwen verstrekt aan de vereniging en zullen daarom met zorg worden beheerd. Om deze reden is dit privacyreglement opgesteld. De doelstelling van de verwerking van de persoonsgegevens is het goed laten functioneren van de vereniging en haar activiteiten.

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van kracht. De AVG geeft aan wat de rechten zijn van iemand van wie gegevens worden gebruikt en wat de plichten zijn van de verenigingen, instanties of bedrijven die gegevens gebruiken. De AVG is onder andere van toepassing op gegevens die verwerkt worden door de Haarlemmermeersche Golfclub en haar entiteiten De Groene Weelde en De Drie Gemalen (hierna: “Haarlemmermeersche Golfclub”). Dit betekent dat persoonsgegevens die via internet worden verzameld, bewaard, gebruikt, of op enige andere wijze ter beschikking gesteld, met elkaar in verband gebracht, alsmede afgeschermd worden, onder de AVG vallen.

Algemene en begripsbepalingen

Tenzij hieronder uitdrukkelijk anders is bepaald worden termen in dit reglement gebruikt in de betekenis die de Algemene verordening gegevensbescherming daaraan toekent.
In dit reglement wordt verstaan onder:

Persoonsgegevens:
Elk gegeven dat informatie bevat over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Verwerking van persoonsgegevens:
Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens welke wordt of worden gebruikt ten behoeve van Haarlemmermeersche Golfclub.

Vereniging
Haarlemmermeersche Golfclub.

Verantwoordelijke:
Het bestuur van de Haarlemmermeersche Golfclub.

Leden
Personen die lid zijn van de vereniging dan wel via de vereniging de golfsport beoefenen.

Betrokkene:
Alle leden van wie persoonsgegevens worden verwerkt en/of degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft.

Toegang tot persoonsgegevens:
Het autoriseren van personen, werkzaam c.q. actief in de vereniging van Haarlemmermeersche Golfclub, tot het kennisnemen en eventueel muteren van persoonsgegevens.

Verstrekken van persoonsgegevens aan derden:
Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens buiten de vereniging van Haarlemmermeersche Golfclub.

Derden:
Alle ingehuurde en/of niet tot de vereniging behorende personen, bedrijven en/of verenigingen, die voor kortere of langere tijd werkzaamheden verrichten in opdracht van Haarlemmermeersche Golfclub bijvoorbeeld: De Koninklijke Nederlandse Golf Federatie (“NGF”), alsmede partijen waarvan Haarlemmermeersche Golfclub
Haarlemmermeersche Golfclub Privacy Reglement 24 mei 2018 2
software licenties afneemt ten behoeve van haar activiteiten als vereniging, zoals daar zijn: Prowaregolf,
Intogolf en/of Exact.

Reikwijdte

Dit reglement is van toepassing op alle geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerkingen van
persoonsgegevens van leden in de ledenadministratie, alsmede op de daaraan ten grondslag liggende
documenten die in de ledenadministratie zijn opgenomen. Dit reglement is voorts van toepassing op de niet
geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in de ledenadministratie zijn opgenomen of die
bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.

Doel verwerking van persoonsgegevens

Doel van de verwerking van persoonsgegevens is het vastleggen van en het kunnen beschikken over
gegevens, die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de ledenadministratie van de vereniging en de leden
de mogelijkheid te bieden om hun persoonlijke golfprofiel in te kunnen zien en te beheren. Er worden geen
persoonsgegevens verwerkt voor andere doeleinden dan in het reglement is aangegeven. Het verwerken van
persoonsgegevens vindt alleen plaats overeenkomstig deze doelstelling.
De vereniging verzamelt van de leden/betrokkene een aantal gegevens als aspirant-lid en gedurende het
lidmaatschap, waarbij de volgende gegevens worden opgeslagen:

• Naam
• Adres
• Geslacht
• Geboortedatum
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Clubgegevens (persoonlijke code, soort lidmaatschap, handicap (speelsterkte en handicaphistorie)
• Financiële gegevens (facturering, debiteurengegevens, historie betalingsverkeer)
• Gegevens van de NGF.

Verwerkingen van persoonsgegevens

Haarlemmermeersche Golfclub kent elektronische en een papieren gegevensverwerkingen. In beginsel wordt
van ieder lid een elektronisch dossier aangelegd, dat wordt vastgelegd in de computer en is vooral voor het
dagelijks gebruik (in de meeste gevallen wordt tevens een papieren dossier bijgehouden).
Haarlemmermeersche Golfclub maakt gebruik van de persoonsgegevens van de leden om de eigen
ledenadministratie te kunnen uitvoeren en de noodzakelijke gegevens te kunnen communiceren met de NGF
en uiteraard met de leden. Tevens biedt het de leden de mogelijkheid om onderling te communiceren.

Toegang tot de persoonsgegevens

De medewerkers op het secretariaat, financiële administratie, management, caddiemaster, wedstrijdleiding en
commissieleden hebben toegang tot de persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor hun
taakuitoefening. Elk lid heeft toegang tot al zijn/haar gegevens welke vastgelegd zijn in de ledendatabase van
de vereniging.

Beveiliging van de persoonsgegevens

Er wordt zorgvuldig met persoonsgegevens omgegaan. Hiertoe worden de gegevens voldoende beveiligd. De
verantwoordelijke stelt beveiligingsvoorschriften voor de persoonsgegevens op. De gegevens van de leden
zijn alleen toegankelijk voor de leden via de “login voor leden” door middel van een persoonlijke inlogcode.

Technische werkzaamheden

Personen die belast zijn met de uitvoering van technische werkzaamheden zijn gehouden tot geheimhouding
van alle persoonsgegevens waarvan zij kennis hebben kunnen nemen. Voor zover dit externe dienstverleners
zijn worden daarmee zodanige (verwerkings-/bewerkings-)overeenkomsten gesloten dat de bescherming van
de persoonsgegevens gewaarborgd wordt.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Binnen de vereniging van Haarlemmermeersche Golfclub kunnen zonder toestemming van de betrokkene
persoonsgegevens worden verstrekt aan de andere leden. Verstrekking geschiedt op het voor leden afgeschermde gedeelte van de website en betreft alleen gegevens waarvan het lid heeft bepaald dat deze
zichtbaar mogen zijn voor andere leden.

Buiten de vereniging van Haarlemmermeersche Golfclub kunnen zonder toestemming van de betrokkene
persoonsgegevens worden verstrekt aan de NGF.

Buiten de vereniging van Haarlemmermeersche Golfclub kunnen zonder toestemming van de betrokkene
persoonsgegevens worden verstrekt aan de De Groene Weelde B.V. inzake abonnementen en de
“Players 1st” NGF-module betreffende klanttevredenheid en De Drie Gemalen inzake barfee en restaurant
acties.

Buiten de vereniging van Haarlemmermeersche Golfclub kunnen, zonder toestemming van de betrokkene,
persoonsgegevens worden gedeeld met software van derden waarvan een licentie is afgenomen door
Haarlemmermeersche Golfclub, mits het delen van de persoonsgegevens past binnen de doelstelling als
omschreven in dit reglement.

Buiten de vereniging van Haarlemmermeersche Golfclub zullen, met uitzondering van bovenstaande, zonder
toestemming van de betrokkene geen persoonsgegevens worden verstrekt.

Aanvulling, correctie of vernietiging van opgenomen gegevens

De betrokkene kan de door hem verstrekte gegevens te allen tijde aanvullen, wijzigen of laten vervallen. De
betrokkene kan ook de verantwoordelijke verzoeken zijn gegevens te wijzigen. De wijziging van gegevens
wordt niet geaccepteerd in het geval daardoor het voeren van een correcte ledenadministratie wordt
belemmerd.

Recht van verzet

Niemand (dus ook de “verantwoordelijke” niet) mag de ledenadministratie gebruiken voor commerciële
doeleinden. Tenzij dit uitdrukkelijk per geval wordt besloten door de verantwoordelijke en dit in het belang van
de Haarlemmermeersche Golfclub is en haar activiteiten die zij onderneemt met derden.

Bewaartermijnen

Haarlemmermeersche Golfclub neemt de bewaartermijn in acht conform de AVG. Indien de bewaartermijn is
verstreken worden de betreffende persoonsgegevens uit de verwerkingen van persoonsgegevens verwijderd
en vernietigd, zulks binnen een termijn van één jaar.

Onvoorzien

In gevallen waarin het reglement niet voorziet, beslist de verantwoordelijke, zo mogelijk na instemming van de
algemene ledenvergadering. In spoedeisende gevallen - waarin niet kan worden gewacht tot de algemene
ledenvergadering - informeert de verantwoordelijke de algemene ledenvergadering achteraf.

Aansprakelijkheid

Ondanks de door de Haarlemmermeersche Golfclub en haar partners genomen veiligheidsmaatregelen, kan
het voorkomen dat anderen er toch in slagen deze maatregelen te omzeilen en/of de persoonsgegevens voor
oneigenlijke doeleinden te gebruiken. De vereniging kan hiervoor nooit op enigerlei wijze aansprakelijk worden
gesteld.

Klachten

Indien de betrokkene van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of indien hij
andere redenen heeft tot klagen, dient hij zich te wenden tot de verantwoordelijke of tot de Tuchtcommissie
van Haarlemmermeersche Golfclub. De Tuchtcommissie zal binnen 6 weken na ontvangst van de klacht een
beslissing nemen. Die beslissing is met redenen omkleed. De beslissing is zodanig geformuleerd dat ten
aanzien daarvan beroep bij het College bescherming persoonsgegevens of de rechter mogelijk is. De klacht
wordt afgehandeld, overeenkomstig de klachtenprocedure van Haarlemmermeersche Golfclub.

Slotbepalingen

Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de gehele looptijd van
de verwerkingen van persoonsgegevens. Dit reglement kan gewijzigd worden bij besluit van de verantwoordelijke en/of op verzoek van een gekwalificeerde meerderheid van de algemene ledenvergadering.
Het reglement is op de website van Haarlemmermeersche Golfclub in te zien.

De website Haarlemmermeersche Golfclub & Privacy

Publiek toegankelijk deel van de Website

Het publieke deel van de website van Haarlemmermeersche Golfclub (hierna: de “website”) heeft als doel het
op een aantrekkelijke en wervende wijze promoten van haar vereniging naar buiten, alsmede een goed beeld
te geven van wat de vereniging doet voor haar leden. Hierbij valt te denken aan het verstrekken van informatie
over de verschillende lidmaatschappen die de vereniging heeft, wie de bestuursleden zijn en welke
commissies er actief zijn. Daarnaast is de wedstrijdkalender voor leden en baaninformatie opgenomen op de
website.

Leden van Haarlemmermeersche Golfclub geven de vereniging toestemming haar naam en foto te gebruiken
ten behoeve van de voor de vereniging belangrijke activiteiten buiten het afgeschermde deel van de website.
Onder belangrijke activiteiten verstaat Haarlemmermeersche Golfclub:

• Weergave Bestuursleden
• Weergave Commissieleden
• Weergave Clubkampioenen & Klassementen
• Weergave bij deelname aan Open Activiteiten (dus niet de clubwedstrijden!)
• Weergave indeling lessen en Indelingen NGF-teams

Het bovenstaande is van toepassing tenzij een lid uitdrukkelijk heeft vermeld hier geen toestemming voor te
geven. Eenieder die van de Haarlemmermeersche Golfclub de mogelijkheid heeft verkregen zaken op het
publieke deel van de website te plaatsen en/of te wijzigen dient zich aan bovenstaande te conformeren.

Niet publiek toegankelijk deel van de website

Hiervoor heeft ieder lid een login en password van de club verkregen. Leden van Haarlemmermeersche
Golfclub geven de vereniging toestemming haar naam en foto te gebruiken ten behoeve van de door de
vereniging georganiseerde activiteiten, waarbij eenieder die van de Haarlemmermeersche Golfclub de
mogelijkheid heeft verkregen zaken op het niet publieke deel van de website te plaatsen en/of wijzigen zich
dient te onthouden van respectloos, discriminerend en grof taalgebruik.

Niet publiek toegankelijk deel van de website, wedstrijden en ledenlijst

Ten behoeve van de organisatie van wedstrijden gebruikt Haarlemmermeersche Golfclub een licentie van
software waar gegevens van leden worden bijgehouden teneinde inschrijving van wedstrijden en
handicapregistratie mogelijk te maken.

Gebruik Social Media

Bij gebruik van Social Media door Haarlemmermeersche Golfclub dient eenieder die van de
Haarlemmermeersche Golfclub de mogelijkheid heeft verkregen om content te plaatsen en/of te wijzigen, te
handelen conform door de Haarlemmermeersche Golfclub aangegeven werkwijze voor de website voor
publieke en niet-publieke onderdelen.

Disclaimer & Cookies

Disclaimer,

De voorwaarden van deze disclaimer zijn van toepassing op de website www.hgcgolf.nl (hierna de “Website”).
Door deze Website te bezoeken en/of de op of via deze Website aangeboden informatie te gebruiken, verklaart
u zich akkoord met de toepasselijkheid van deze disclaimer en het gebruik van de Website.

De informatie op deze Website is uitsluitend bedoeld als algemene informatie. Er kunnen geen rechten aan
de informatie op deze Website worden ontleend. Hoewel de Haarlemmermeersche Golfclub alle
zorgvuldigheid in acht neemt bij het samenstellen en onderhouden van de Website en daarbij gebruik maakt
van bronnen die betrouwbaar geacht worden, kan de Haarlemmermeersche Golfclub niet instaan voor de
juistheid, volledigheid en actualiteit van de geboden informatie. De Haarlemmermeersche Golfclub garandeert
evenmin dat de Website foutloos of ononderbroken zal functioneren. De Haarlemmermeersche Golfclub wijst
iedere aansprakelijkheid ten aanzien van de juistheid, volledigheid, actualiteit van de geboden informatie en
het (ongestoord) gebruik van deze Website uitdrukkelijk van de hand.

Wanneer de Website links naar websites van derden weergeeft, betekent dit niet dat de op of via deze websites aangeboden producten of diensten worden aanbevolen. De Haarlemmermeersche Golfclub aanvaardt geenaansprakelijkheid en geen enkele verantwoordelijkheid voor de inhoud, het gebruik of de beschikbaarheid van websites waarnaar wordt verwezen of die verwijzen naar deze website. Het gebruik van dergelijke links is voor eigen risico. De informatie op dergelijke websites is door de Haarlemmermeersche Golfclub niet nader beoordeeld op juistheid, redelijkheid, actualiteit of volledigheid.

De Haarlemmermeersche Golfclub behoudt zich alle intellectuele eigendomsrechten en andere rechten voor
met betrekking tot alle op of via deze Website aangeboden informatie (waaronder alle teksten, grafisch
materiaal en logo’s). Het is niet toegestaan informatie op deze Website over te kopiëren, te downloaden of op
enigerlei wijze openbaar te maken, te verspreiden of te verveelvoudigen zonder voorafgaande schriftelijke
toestemming van de Haarlemmermeersche Golfclub of de rechtmatige toestemming van de rechthebbende.
U mag informatie op de Website wel afdrukken en/of downloaden voor eigen persoonlijk gebruik.

De Haarlemmermeersche Golfclub behoudt zich het recht voor de op of via de Website aangeboden informatie,
met inbegrip van de tekst van deze disclaimer, te allen tijde te wijzigen zonder hiervan nadere aankondiging
te doen. Het verdient aanbeveling periodiek na te gaan of de op of via deze Website aangeboden informatie,
met inbegrip van de tekst van deze disclaimer, is gewijzigd.

Op deze Website en de disclaimer is het Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen uit hoofde van of in
verband met deze disclaimer zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.